Zbieraj punkty
Napływające wnioski najpierw są sprawdzane pod kątem formalnym: czy projekt mieści się w ramach konkretnego działania, a składający go znajduje się w grupie przewidzianych beneficjentów, czy wniosek złożono na właściwym druku, czy jest wypełniony poprawnie i zawiera wymagane dokumenty. Po tej wstępnej weryfikacji eksperci przyglądają się wnioskom od strony merytorycznej. Przyznając punkty, oceniają, w jakim stopniu realizuje on cele programu i czy wnioskodawca jest w stanie go wykonać. Ocena może trwać od trzech miesięcy nawet do roku, w zależności od wielkości i stopnia złożoności projektu. Dotacje dostaną projekty z najwyższą liczbą punktów.

Umowa – to początek
Warto poświęcić trochę czasu i uważnie przeczytać umowę o dofinansowanie, którą otrzymamy przed podpisywaniem. Będzie bowiem zawierać nasze zobowiązania i konsekwencje, gdy z obowiązków nie będziemy się wywiązywać. Po podpisaniu umowy będziemy mogli wystąpić z wnioskiem o płatność pierwszej zaliczki. Dotacja wypłacana jest w transzach, zazwyczaj kwartalnie. Wniosek o zaliczkę jest równocześnie sprawozdaniem z tego, co już zrobiliśmy i jest oceniany przez właściwą instytucję. Warunkiem otrzymania kolejnej transzy jest rozliczenie co najmniej trzech czwartych kwoty poprzedniej zaliczki. Trzeba pamiętać, że zazwyczaj środki z Funduszy Europejskich są wypłacane jako refundacja już poniesionych kosztów.

Umowa o dotację z jednej strony zobowiązuje nas do terminowej realizacji projektu, z drugiej do dokumentowania zakupów, wydatków i prowadzenia ścisłej ich ewidencji oraz księgowości. Zgodnie z wymogami instytucji wdrażającej, każdą fakturę musimy szczegółowo opisać. Regularnie będziemy musieli przedstawiać kopię dokumentacji opiekunowi projektu ze strony instytucji wdrażającej. Do niego zgłaszamy też problemy lub opóźnienia w realizacji projektu. Musimy liczyć się z tym, że możemy otrzymać odmowę podpisania aneksu do harmonogramu prac. Jeśli nie osiągniemy zaplanowanych we wniosku efektów: nie wybudujemy w terminie, nie zatrudnimy odpowiedniej liczby pracowników, nie przeprowadzimy szkoleń, może zdarzyć się tak, że będziemy musieli zwrócić część lub nawet całą dotację wraz z odsetkami. W każdej chwili mogą zapukać do nas kontrolerzy, sprawdzający postęp prac i prowadzoną dokumentację. Szczegółową kontrolę przejdziemy też po zakończeniu projektu.