Chociaż pozyskanie Funduszy Europejskich nie jest proste ani szybkie, chętnych na nie jest więcej niż samych pieniędzy. Od początku działania programów do 15 maja br. złożono 173,3 tys. wniosków (poprawnych pod względem formalnym), na całkowitą kwotę dofinansowania 389,1 mld zł. Pieniędzy do podziału do 2013 r. jest ok. 270 mld zł. Prawie 64 proc. tych środków już wykorzystaliśmy. Unijne pieniądze wydajemy coraz sprawniej, a bieżący rok – według szacunków Ministerstwa Rozwoju Regionalnego – będzie pod tym względem rekordowy. Kto myśli o sięgnięciu po Fundusze, musi się spieszyć.

Popisz się we wniosku
Zanim zaczniemy wypełniać wniosek o dofinansowanie, musimy wiedzieć, do jakiego programu, priorytetu i działania (a czasami również poddziałania) możemy zaliczyć nasz projekt. Z pomocą przyjdzie nam strona internetowa: www.funduszeeuropejskie.gov.pl oraz punkty informacyjne o Funduszach Europejskich, gdzie dokładnie dowiemy się, jakie musimy spełnić wymagania i zebrać dokumenty. Sam wniosek możemy pobrać ze strony internetowej odpowiedniego programu. Wypełniać go samemu, czy skorzystać z pomocy specjalisty? – Wielu przedsiębiorców doskonale sobie z tym radzi. Najpierw trzeba uważnie przeczytać „Instrukcję wypełniania wniosku o dofinansowanie’’, w której znajdziemy podpowiedzi, co i gdzie powinno zostać wpisane. W razie wątpliwości służymy klientom pomocą, ale pisać za nich wniosków nie możemy – mówi Małgorzata Kuzińska z Centralnego Punktu Informacyjnego Funduszy Europejskich.

We wniosku musimy jak najbardziej szczegółowo opisać nasz projekt i wykazać jego pozytywne efekty: że podniesie wydajność, polepszy infrastrukturę, korzystnie wpłynie na środowisko, podniesie kwalifikacje i pomoże zdobyć pracę… Do tego trzeba dołączyć dokumenty, których wykaz znajduje się przy poszczególnych działaniach, w ramach których staramy się o dofinansowanie. Zazwyczaj będzie to biznesplan, opisujący: kto, co chce zrobić, jak, z jakim skutkiem i ile to będzie kosztowało. Pokaże też cele na najbliższe lata i sposoby ich osiągnięcia, w powiązaniu z sytuacją firmy, całego rynku i prognozami na przyszłość. Sami również musimy ustalić w harmonogramie etapy wykonania projektu, ich koszty oraz terminy zakończenia (i trzeba to zrobić bardzo solidnie, gdyż potem te działania i terminy będą nas obowiązywały!). Musimy też wykazać, jaki jest nasz wkład własny (gotówka, lokata lub promesa kredytu) i jakie mamy finansowe zabezpieczenie całości projektu.

Wniosek wraz z kompletną dokumentacją składamy w formie elektronicznej oraz papierowej (osobiście lub pocztą) w określonych terminach, zgodnie z harmonogramem naboru wniosków w ramach poszczególnych działań. Terminy zwykle są podawane na początku roku. Otwarcie naboru wniosków niekiedy się opóźnia, trzeba więc uważnie śledzić informacje instytucji wdrażającej dany program. Na ten sam projekt można dostać tylko jedno dofinansowanie. Jeżeli jednak chcemy rozwinąć projekt, to po dwóch latach możemy starać się o kolejne pieniądze.

Zbieraj punkty
Napływające wnioski najpierw są sprawdzane pod kątem formalnym: czy projekt mieści się w ramach konkretnego działania, a składający go znajduje się w grupie przewidzianych beneficjentów, czy wniosek złożono na właściwym druku, czy jest wypełniony poprawnie i zawiera wymagane dokumenty. Po tej wstępnej weryfikacji eksperci przyglądają się wnioskom od strony merytorycznej. Przyznając punkty, oceniają, w jakim stopniu realizuje on cele programu i czy wnioskodawca jest w stanie go wykonać. Ocena może trwać od trzech miesięcy nawet do roku, w zależności od wielkości i stopnia złożoności projektu. Dotacje dostaną projekty z najwyższą liczbą punktów.

Umowa – to początek
Warto poświęcić trochę czasu i uważnie przeczytać umowę o dofinansowanie, którą otrzymamy przed podpisywaniem. Będzie bowiem zawierać nasze zobowiązania i konsekwencje, gdy z obowiązków nie będziemy się wywiązywać. Po podpisaniu umowy będziemy mogli wystąpić z wnioskiem o płatność pierwszej zaliczki. Dotacja wypłacana jest w transzach, zazwyczaj kwartalnie. Wniosek o zaliczkę jest równocześnie sprawozdaniem z tego, co już zrobiliśmy i jest oceniany przez właściwą instytucję. Warunkiem otrzymania kolejnej transzy jest rozliczenie co najmniej trzech czwartych kwoty poprzedniej zaliczki. Trzeba pamiętać, że zazwyczaj środki z Funduszy Europejskich są wypłacane jako refundacja już poniesionych kosztów.

Umowa o dotację z jednej strony zobowiązuje nas do terminowej realizacji projektu, z drugiej do dokumentowania zakupów, wydatków i prowadzenia ścisłej ich ewidencji oraz księgowości. Zgodnie z wymogami instytucji wdrażającej, każdą fakturę musimy szczegółowo opisać. Regularnie będziemy musieli przedstawiać kopię dokumentacji opiekunowi projektu ze strony instytucji wdrażającej. Do niego zgłaszamy też problemy lub opóźnienia w realizacji projektu. Musimy liczyć się z tym, że możemy otrzymać odmowę podpisania aneksu do harmonogramu prac. Jeśli nie osiągniemy zaplanowanych we wniosku efektów: nie wybudujemy w terminie, nie zatrudnimy odpowiedniej liczby pracowników, nie przeprowadzimy szkoleń, może zdarzyć się tak, że będziemy musieli zwrócić część lub nawet całą dotację wraz z odsetkami. W każdej chwili mogą zapukać do nas kontrolerzy, sprawdzający postęp prac i prowadzoną dokumentację. Szczegółową kontrolę przejdziemy też po zakończeniu projektu.

Obowiązkowa promocja
Nawet po ukończeniu projektu nadal musimy się wywiązać z pewnych zobowiązań: przedsiębiorca przez rok nie będzie mógł sprzedać urządzenia zakupionego za unijne pieniądze ani zawiesić działalności firmy, na której rozkręcenie wziął dotację; szkoła nie może wynajmować komercyjnym firmom sali gimnastycznej wybudowanej za unijną dotację. Dokumentację projektu musimy trzymać w szufladzie zgodnie z terminami zapisanymi w umowie. Jeśli realizujemy projekt przy wsparciu Funduszy Europejskich, jesteśmy zobowiązani do informowania o tym i promocji pomocy, z której skorzystaliśmy. O źródłach dofinansowania możemy poinformować na tablicy informacyjnej umieszczonej przy budynku, wyremontowanym za unijne pieniądze lub plakietek naklejonych na zakupionych maszynach.


Jak uniknąć błędów?
Dokładniej o beneficjencie – opis priorytetów i działań zawiera bardzo dokładne określenie tego, kto może starać się o unijną dotację; niektóre działania są skierowane do osób w określonym wieku lub z określonego obszaru.

Uwaga na tzw. generatory wniosków – druki wniosków są wciąż udoskonalane i upraszczane, dlatego ważne jest, żeby pobrać najnowszą ich wersję; jeśli złożymy wniosek na starszym kwestionariuszu, już na wstępie zostanie odrzucony.

E-biznes, czyli co? – są usługi świadczone w sposób całkowicie automatyczny (bez udziału człowieka), realizowane dzięki technologiom informatycznym takim jak odpowiednie oprogramowanie czy narzędzie internetowe. E-usługą mogą być zatem, np.: serwisy informacyjne, e-rozrywka, e-learning, e-rezerwacje, e-ogłoszenia, aukcje internetowe, serwisy społecznościowe, gry on-line.

Koszt kosztowi nierówny – nie wszystkie koszty związane z realizacją projektu będą refundowane; dokładna lista tzw. kosztów kwalifikowanych, czyli branych pod uwagę przy rozliczeniu się z dotacji, jest zawarta w wytycznych.

Dokładnie opisane faktury – dokumenty trzeba opisywać, podając ok. 12 informacji, z których część każdorazowo się powtarza; wygodnie jest więc zrobić odpowiednią pieczątkę.

Więcej informacji o Funduszach Europejskich można znaleźć na stronie: www.funduszeeuropejskie.gov.pl. Tekst artykułu dostępny jest również na stronie: www.goscniedzielny.pl/fundusze-europejskie. Na stronie „Gościa Niedzielnego” możesz zadać pytanie ekspertowi, który podpowie, wyjaśni, rozwieje wątpliwości dotyczące korzystania z Funduszy Europejskich.