Z myślą o rodzicach Ministerstwo Edukacji Narodowej stworzyło kilka lat temu publiczną internetową bazę danych o wypoczynku https://wypoczynek.men.gov.pl/ , za pomocą której każdy może sprawdzić, czy dany organizator zgłosił turnus do właściwego kuratorium oświaty. Organizator ma obowiązek zrobić to na 21 dni przed terminem rozpoczęcia wypoczynku; w przypadku półkolonii i wypoczynku organizowanego za granicą na 14 dni przed.

W bazie wypoczynku znajdują się wszystkie legalnie organizowane w kraju i za granicą obozy, kolonie, półkolonie i inne formy zorganizowanego wypoczynku. Do tej pory (stan na 13 czerwca 2019 r.) w bazie wypoczynku kuratorzy oświaty zatwierdzili 7 666 zgłoszeń (w kraju - 4470, półkolonie - 2865, za granicą - 391), w którym będzie uczestniczyło: w kraju w formie wyjazdowej 217,4 tys. dzieci i młodzieży, w półkoloniach - 116,2 tys., za granicą - 17,5 tys.

Organizator wypoczynku (kolonii, obozu) musi zgłosić wyjazd do właściwego (ze względu na siedzibę organizatora) kuratorium oświaty. Z uwagi na bezpieczeństwo dzieci w zgłoszeniu ma obowiązek podać m.in. dane dotyczące miejsca wypoczynku i rodzaju zakwaterowania, liczby uczestników, zatrudnionej kadry oraz programu pracy z dziećmi. Musi również zapewnić dostęp do opieki medycznej. Dzięki temu wizytatorzy mogą kontrolować miejsca wypoczynku dzieci i młodzieży. Podobne kontrole może przeprowadzić straż pożarna i sanepid (zarówno przed rozpoczęciem wypoczynku, jak również w czasie jego trwania).

Rodzic z bazy wypoczynku dowie się wszystkiego o organizatorze, pozna m.in. jego adres, numer telefonu, e-mail, termin oraz adres lokalizacji wypoczynku. Dzięki bazie informacje o zgłoszonych wypoczynkach przesyłane są do właściwych miejscowo służb sprawujących nadzór nad wypoczynkiem (straż pożarna, sanepid).

Każdy organizator posiada możliwość wydruku ze swojego konta w bazie wypoczynku potwierdzenia zgłoszenia danego wypoczynku, które powinien przekazać rodzicom uczestnika.

W przypadku braku danego wypoczynku w bazie wypoczynku informację, czy organizator podejmował próby zgłoszenia wypoczynku oraz o powodach ewentualnej odmowy kuratora oświaty o wpisie danego wypoczynku do publicznej bazy wypoczynku, informacji może udzielić kuratorium oświaty, w którym organizator miał obowiązek dokonania zgłoszenia wypoczynku.

Każdy organizator jest zobowiązany m.in. do zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków wypoczynku oraz zatrudnienia wykwalifikowanej kadry sprawującej właściwą opiekę wychowawczą.

Kierownikiem wypoczynku może być osoba, która spełnia łącznie poniższe warunki: posiada zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego, jest pełnoletnia, ma co najmniej średnie wykształcenie (nie dotyczy czynnych instruktorów harcerskich w stopniu co najmniej przewodnika, pełniących funkcję kierownika w formach wypoczynku prowadzonych przez organizacje harcerskie), ma zaświadczenie o ukończeniu kursu na kierownika wypoczynku (nie dotyczy osób zajmujących stanowiska kierownicze w szkołach i placówkach oraz instruktorów harcerskich w stopniu co najmniej podharcmistrza), posiada co najmniej trzyletnie doświadczenie w wykonywaniu zadań dydaktyczno-wychowawczych lub opiekuńczo-wychowawczych uzyskane w okresie ostatnich 15 lat (nie dotyczy nauczycieli, instruktorów harcerskich w stopniu co najmniej podharcmistrza).

Wychowawcą wypoczynku może zostać osoba, która spełnia łącznie poniższe warunki: posiada zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego, jest pełnoletnia, ma co najmniej średnie wykształcenie (nie dotyczy instruktorów harcerskich w stopniu co najmniej przewodnika, pełniących funkcję wychowawcy w formach wypoczynku prowadzonych przez organizacje harcerskie), ukończyła kurs na wychowawcę wypoczynku (nie dotyczy nauczycieli, osób pracujących z dziećmi w placówkach wsparcia dziennego lub placówkach opiekuńczo-wychowawczych, instruktorów harcerskich w stopniu co najmniej przewodnika, trenerów i instruktorów sportu, którzy uzyskali tytuł przed 2013 r. oraz do 31 sierpnia 2017 r. przodowników turystyki kwalifikowanej i instruktorów Polskiego Towarzystwa Turystyczno-Krajoznawczego).

"Rodzicu, wymagaj od organizatora, z którym wyjeżdża Twoje dziecko, aby przed wyjazdem podpisał umowę, przekazał wszystkie istotne informacje o wypoczynku i ewentualnych dodatkowych wymaganiach, w tym wydruk potwierdzenia zgłoszenia danego wypoczynku. Nie zapomnij też dokładnie wypełnić i przekazać organizatorowi wypoczynku Kartę kwalifikacyjną uczestnika wypoczynku Twojego dziecka" - przypomina MEN.

Z myślą o rodzicach - jak co roku - resort edukacji przygotował szczegółowy "Poradnik bezpiecznego wypoczynku. Aktualne informacje dla organizatorów, rodziców i uczestników wypoczynku". Jest on dostępny na stronie MEN: https://www.gov.pl/web/edukacja/bezpieczny-wypoczynek-poradnik-men-dla-rodzicow-i-opiekunow-2

Resort edukacji poleca też rodzicom skorzystanie z innych stron internetowych i aplikacji.

W serwisie www.bezpiecznyautobus.gov.pl wpisując numer rejestracyjny pojazdu można otrzymać bezpłatną informację, czy autokar, który zawiezie dziecko na wakacje ma aktualne badania techniczne i polisę ubezpieczeniową.

MEN zaleca także wszystkim, którzy planują wyjazd za granicę, skorzystanie z indywidualnej formy rejestracji swojej podróży poprzez bezpłatny serwis "Odyseusz", https://odyseusz.msz.gov.pl/. Dzięki rejestracji służby konsularne będą wiedziały o pobycie na terenie danego państwa i w razie konieczności będzie możliwy szybki kontakt, czy skuteczna pomoc.

Przypomina także o stronie MSZ "Polak za granicą" https://polakzagranica.msz.gov.pl/. Można na niej znaleźć podstawowe informacje o poszczególnych krajach, m.in. czy potrzebna jest wiza, na jakie przepisy prawa trzeba uważać lub jakie ograniczenia obowiązują kierowców

Poleca skorzystanie z bezpłatnej aplikacji iPolak - niezbędnik w podróży, gdzie są m.in. aktualne ostrzeżenia dla podróżujących publikowane przez MSZ. Aplikacja jest dostępna za darmo na stronie https://www.msz.gov.pl/pl/p/msz_pl/informacje_konsularne/ipolak/.

Zaleca też organizatorom wypoczynku letniego za granicą, kierownikom wycieczek, wychowawcom i opiekunom dzieci i młodzieży, aby mieli ze sobą adresy polskich placówek dyplomatycznych i konsularnych wraz z telefonami kontaktowymi (dyżurnymi).